Consideraciones
La presente Política de Privacidad tiene como finalidad informar de manera clara, suficiente y transparente a los usuarios de la plataforma tecnológica RAÍVO sobre la forma en que se recopila, utiliza, almacena, protege y, cuando corresponda, comparte la información obtenida durante la utilización de los servicios ofrecidos por la organización.
La protección de la privacidad constituye uno de los principios fundamentales sobre los cuales RAÍVO desarrolla sus actividades comerciales y tecnológicas. En consecuencia, toda recolección y tratamiento de información se realizará observando los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad previstos en la legislación colombiana.
En desarrollo de sus actividades, RAÍVO utiliza diferentes herramientas tecnológicas que permiten gestionar procesos relacionados con el cumplimiento de la Ley 2173 de 2021, incluyendo el registro de empresas, la administración de contratos, la gestión documental, el procesamiento de pagos, la expedición de certificados ambientales y la comunicación con autoridades competentes. Para la adecuada prestación de dichos servicios resulta necesario recopilar determinada información suministrada voluntariamente por los usuarios y representantes legales de las empresas vinculadas.
La presente Política se expide en concordancia con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales, el comercio electrónico y la seguridad de la información en Colombia.
RAÍVO implementa medidas administrativas, organizacionales y técnicas encaminadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada mediante su plataforma tecnológica, procurando reducir los riesgos derivados del acceso no autorizado, la alteración, pérdida, destrucción o divulgación indebida de la información.
En virtud de lo anterior, y con el propósito de garantizar la transparencia frente a todos los usuarios, RAÍVO adopta la presente Política de Privacidad.
Cláusulas
Cláusula primera. Objeto
La presente Política de Privacidad tiene por objeto establecer los lineamientos generales mediante los cuales RAÍVO regula la recopilación, utilización, almacenamiento, protección, transmisión y conservación de la información obtenida durante la utilización de la plataforma tecnológica y de los diferentes servicios digitales ofrecidos por la organización.
Igualmente, esta política busca informar a los usuarios acerca de las finalidades para las cuales podrá ser utilizada la información suministrada, las medidas implementadas para garantizar su protección, los derechos que les asisten respecto de sus datos personales y los mecanismos disponibles para ejercer dichos derechos, promoviendo una relación basada en la confianza, la transparencia y el cumplimiento de la normativa vigente.
Cláusula segunda. Ámbito de aplicación
La presente Política de Privacidad será aplicable a todas las personas naturales o jurídicas que interactúen con la plataforma tecnológica de RAÍVO, independientemente del medio utilizado para acceder a los servicios ofrecidos.
Su aplicación comprende la información obtenida mediante el sitio web institucional, los formularios electrónicos de registro, los procesos de contratación digital, los sistemas de autenticación, las pasarelas de pago, los formularios de contacto, los canales de soporte, las comunicaciones realizadas mediante correo electrónico, la expedición de certificados ambientales, los servicios de consultoría ambiental y cualquier otra funcionalidad implementada dentro del ecosistema tecnológico administrado por RAÍVO.
Las disposiciones aquí establecidas también serán aplicables respecto de la información generada durante la navegación de los usuarios, siempre que dicha información permita mejorar la seguridad, disponibilidad, funcionamiento o experiencia de utilización de la plataforma.
Cláusula tercera. Información que se recopila
Para el adecuado funcionamiento de la plataforma y la correcta prestación de los servicios contratados, RAÍVO podrá recopilar diferentes categorías de información proporcionadas directamente por los usuarios o generadas automáticamente durante la utilización de los servicios tecnológicos.
Entre la información que podrá recopilarse se encuentra, entre otra, la siguiente:
- Información de identificación de las empresas, incluyendo razón social, NIT, domicilio, ciudad, sector económico y demás datos necesarios para la celebración y ejecución del contrato.
- Información correspondiente a los representantes legales, administradores o personas autorizadas para actuar en nombre de las empresas usuarias, incluyendo nombre completo, documento de identificación, cargo, correo electrónico y número telefónico.
- Información contractual relacionada con los planes adquiridos, procesos de facturación, historial de pagos, certificados emitidos, órdenes de servicio, estado de cumplimiento de obligaciones y demás información necesaria para la ejecución de la relación comercial.
- Información ambiental derivada de la ejecución de los proyectos de restauración ecológica, incluyendo número de árboles, ubicación de las áreas de siembra, registros fotográficos, coordenadas geográficas, informes técnicos y certificados expedidos por las autoridades competentes.
- Información técnica generada automáticamente durante la utilización de la plataforma, incluyendo dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador utilizado, sistema operativo, fechas y horas de acceso, registros de actividad (logs), preferencias de navegación, cookies y demás datos estrictamente necesarios para garantizar la seguridad, estabilidad y correcto funcionamiento del servicio.
La recopilación de esta información tendrá lugar únicamente cuando resulte necesaria para la prestación de los servicios, el cumplimiento de obligaciones legales, la protección de la infraestructura tecnológica o la mejora continua de la plataforma, respetando en todo momento los principios de necesidad, proporcionalidad y finalidad previstos por la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.
Cláusula cuarta. Finalidades del tratamiento de la información
La información recopilada por RAÍVO será utilizada exclusivamente para el desarrollo de las actividades relacionadas con la prestación de los servicios ofrecidos por la organización y para el adecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica. En consecuencia, los datos suministrados por los usuarios podrán ser utilizados para la creación y administración de cuentas de acceso, la validación de la identidad de los representantes legales, la ejecución de los contratos celebrados, la gestión de procesos de facturación electrónica, la expedición de certificados ambientales, la administración de proyectos de restauración ecológica y el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 2173 de 2021 y demás disposiciones aplicables.
De igual forma, la información podrá ser utilizada para atender solicitudes de soporte técnico, responder consultas formuladas por los usuarios, realizar actividades de seguimiento a los servicios contratados, gestionar procesos administrativos internos, elaborar estadísticas de uso, fortalecer la seguridad de la infraestructura tecnológica, prevenir accesos no autorizados, detectar posibles actividades fraudulentas y mejorar continuamente la calidad, estabilidad y disponibilidad de la plataforma.
Cuando la normativa vigente lo autorice o exista una obligación legal, RAÍVO podrá utilizar determinada información para atender requerimientos formulados por autoridades administrativas o judiciales competentes, siempre respetando los principios de legalidad, necesidad y proporcionalidad previstos por el ordenamiento jurídico colombiano.
En ningún caso la información personal será utilizada para finalidades distintas de las aquí descritas sin contar previamente con la autorización del titular, salvo cuando la ley establezca expresamente una excepción que permita dicho tratamiento.
Cláusula quinta. Bases legales para el tratamiento de la información
El tratamiento de la información realizado por RAÍVO se fundamenta en las disposiciones contenidas en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 527 de 1999 y las demás normas que regulan la protección de datos personales, el comercio electrónico y la prestación de servicios digitales.
En desarrollo de dichas disposiciones, RAÍVO podrá tratar información personal cuando exista autorización previa, expresa e informada del titular; cuando el tratamiento resulte necesario para la celebración o ejecución de un contrato; cuando sea indispensable para dar cumplimiento a obligaciones legales o regulatorias; cuando sea requerido por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones o cuando el tratamiento responda a un interés legítimo de la organización, siempre que dicho interés no prevalezca sobre los derechos y libertades fundamentales de los titulares de la información.
La aceptación de la presente Política de Privacidad, así como de los Términos y Condiciones de Uso de la plataforma, constituirá una manifestación de conocimiento por parte del usuario respecto del tratamiento de la información que resulte necesario para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por RAÍVO.
Cláusula sexta. Confidencialidad de la información
RAÍVO reconoce que toda la información suministrada por los usuarios durante la utilización de la plataforma reviste carácter confidencial, razón por la cual implementará las medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonablemente necesarias para evitar el acceso, uso, alteración, divulgación o destrucción no autorizada de dicha información.
El acceso a los datos personales será restringido únicamente al personal, contratistas o proveedores tecnológicos que requieran conocer la información para el desarrollo de las funciones directamente relacionadas con la prestación de los servicios contratados, quienes deberán observar estrictos deberes de confidencialidad y utilizar la información únicamente para las finalidades autorizadas.
Igualmente, RAÍVO procurará que toda persona natural o jurídica que intervenga en el tratamiento de la información asuma obligaciones contractuales relacionadas con la protección de datos personales, la reserva de la información y el cumplimiento de las normas de seguridad aplicables, adoptando medidas que permitan reducir el riesgo de divulgación indebida o utilización no autorizada de la información.
La obligación de confidencialidad permanecerá vigente incluso después de terminada la relación contractual o comercial entre RAÍVO y el usuario, mientras subsistan obligaciones legales relacionadas con la conservación o protección de la información o mientras los datos personales continúen siendo objeto de tratamiento conforme a las finalidades autorizadas.
Cláusula séptima. Seguridad de la información
RAÍVO reconoce que la protección de la información constituye un elemento esencial para garantizar la confianza de los usuarios y el adecuado funcionamiento de la plataforma tecnológica. En consecuencia, la organización implementará medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información tratada durante la prestación de los servicios.
Como parte de dichas medidas, RAÍVO procurará mantener mecanismos de cifrado para las comunicaciones realizadas entre los usuarios y la plataforma mediante protocolos seguros HTTPS con certificados TLS vigentes, implementar controles de autenticación para el acceso a los diferentes módulos del sistema, establecer perfiles de acceso conforme al principio de mínimo privilegio, realizar copias de seguridad periódicas de la información crítica, mantener registros de auditoría sobre las actividades relevantes del sistema y ejecutar procesos permanentes de actualización tecnológica destinados a reducir la exposición frente a vulnerabilidades conocidas.
Igualmente, RAÍVO promoverá la adopción de buenas prácticas de seguridad de la información por parte de sus colaboradores y proveedores tecnológicos, procurando que el tratamiento de los datos personales se realice bajo estándares adecuados de protección frente a riesgos derivados de accesos no autorizados, alteraciones, pérdida de información, indisponibilidad de los servicios o cualquier otra circunstancia que pueda comprometer la seguridad de la plataforma.
Las medidas implementadas serán revisadas periódicamente con el propósito de fortalecer continuamente el nivel de protección ofrecido a los usuarios, teniendo en consideración la evolución tecnológica, la aparición de nuevas amenazas informáticas y las modificaciones introducidas por la normativa aplicable.
Cláusula octava. Servicios de terceros
Para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por la plataforma, RAÍVO podrá apoyarse en proveedores tecnológicos especializados que suministren infraestructura informática, servicios de alojamiento web, plataformas de computación en la nube, servicios de correo electrónico, pasarelas de pago, herramientas de monitoreo, sistemas de autenticación, almacenamiento de información, analítica de uso y demás componentes tecnológicos necesarios para la operación del ecosistema digital.
Cuando dichos proveedores, en desarrollo de sus funciones, tengan acceso a información relacionada con los usuarios o con la operación de la plataforma, RAÍVO procurará que el tratamiento de dicha información se encuentre sujeto a obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales equivalentes a las previstas por la legislación colombiana.
La utilización de servicios prestados por terceros no implicará una cesión de la información a favor de dichos proveedores ni transferirá la responsabilidad principal que corresponde a RAÍVO como responsable del tratamiento de los datos personales, salvo en aquellos casos expresamente previstos por la ley o autorizados por los titulares de la información.
Los usuarios reconocen que determinados componentes tecnológicos utilizados por la plataforma podrán encontrarse alojados en infraestructuras ubicadas fuera del territorio colombiano, circunstancia que será administrada procurando el cumplimiento de los estándares de seguridad y protección de datos exigidos por la normativa vigente.
Cláusula novena. Transferencia y transmisión de la información
RAÍVO únicamente realizará la transferencia o transmisión de información personal cuando exista autorización del titular, cuando ello resulte necesario para la ejecución de las obligaciones derivadas de la prestación del servicio, cuando intervengan proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento o cuando exista un requerimiento formulado por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales.
Toda transmisión de información realizada con terceros deberá responder a una finalidad legítima relacionada con la prestación del servicio, procurando que los destinatarios implementen medidas razonables de seguridad y confidencialidad para proteger los datos personales objeto del tratamiento.
Cuando la normativa colombiana exija condiciones especiales para la transferencia internacional de datos personales, RAÍVO adoptará las medidas necesarias para garantizar que dichas operaciones se desarrollen respetando los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones que la reglamentan.
En ningún caso la información recopilada por la plataforma será comercializada o suministrada a terceros con fines publicitarios, comerciales o distintos de aquellos autorizados por el titular o previstos expresamente en la legislación aplicable.
Cláusula décima. Conservación de la información
La información recopilada por RAÍVO será conservada únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades que motivaron su recolección, ejecutar las obligaciones derivadas de la relación contractual, atender requerimientos formulados por autoridades competentes, ejercer la defensa de los intereses legítimos de la organización o cumplir las obligaciones legales relacionadas con la conservación de documentos y registros electrónicos.
Una vez desaparezcan las finalidades que justificaron el tratamiento de los datos personales y siempre que no exista obligación legal de conservarlos, RAÍVO podrá proceder a su eliminación, anonimización o destrucción segura mediante procedimientos que reduzcan el riesgo de recuperación no autorizada de la información.
La conservación de registros técnicos relacionados con eventos de seguridad, accesos a la plataforma, actividades de auditoría o funcionamiento de los servicios podrá mantenerse durante el tiempo que resulte razonablemente necesario para fortalecer la seguridad informática, prevenir incidentes de ciberseguridad, atender investigaciones internas o responder a requerimientos de autoridades competentes.
Cláusula décima primera. Derechos de los titulares de la información
Los titulares de los datos personales tratados por RAÍVO podrán ejercer en cualquier momento los derechos reconocidos por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que regulan la protección de datos personales. En consecuencia, tendrán derecho a conocer la información que repose sobre ellos en las bases de datos administradas por la organización, solicitar su actualización cuando resulte incompleta o desactualizada, exigir la rectificación de información inexacta, solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, revocar dicha autorización cuando sea procedente y solicitar la supresión de la información en los casos permitidos por la ley.
Igualmente, los titulares podrán solicitar información sobre el uso que se haya dado a sus datos personales, presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de la información y acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados, una vez agotados los procedimientos establecidos por la legislación vigente.
El ejercicio de estos derechos será gratuito y no implicará costo alguno para el titular, salvo aquellos gastos expresamente autorizados por la legislación colombiana.
Cláusula décima segunda. Procedimiento para consultas, reclamos y ejercicio de derechos
Toda consulta, solicitud, actualización, rectificación, supresión o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales podrá ser presentada por el titular o por quien demuestre tener legitimación para actuar en su nombre, utilizando los canales oficiales habilitados por RAÍVO.
Las solicitudes deberán contener, como mínimo, la identificación del solicitante, una descripción clara de la petición, los documentos que soporten la solicitud cuando ello resulte necesario y un medio de contacto para el envío de la respuesta correspondiente.
RAÍVO dará trámite a las consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, indicando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Los reclamos relacionados con la actualización, rectificación, supresión de datos, revocatoria de la autorización o presuntos incumplimientos de la normativa de protección de datos serán atendidos dentro de un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, RAÍVO informará oportunamente al interesado las razones de la demora y la fecha estimada de respuesta, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales, conforme a la legislación colombiana vigente.
Cuando la solicitud se encuentre incompleta, RAÍVO podrá requerir al interesado para que aporte la información necesaria para continuar con el trámite correspondiente, suspendiéndose los términos legales hasta tanto sea recibida la información requerida.
Cláusula décima tercera. Modificaciones a la Política de Privacidad
RAÍVO podrá modificar la presente Política de Privacidad cuando se presenten cambios en la legislación aplicable, en la estructura organizacional de la compañía, en la naturaleza de los servicios ofrecidos, en la infraestructura tecnológica utilizada o cuando resulte necesario fortalecer las medidas destinadas a proteger la información personal de los usuarios.
Toda modificación será publicada a través de la plataforma tecnológica o mediante los canales oficiales de comunicación utilizados por la organización, indicando la fecha a partir de la cual comenzarán a producir efectos las nuevas disposiciones.
Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en los derechos de los titulares, RAÍVO adoptará las medidas necesarias para informar oportunamente a los usuarios y, cuando resulte exigible por la normativa vigente, solicitará nuevamente la autorización correspondiente.
Cláusula décima cuarta. Vigencia de la política
La presente Política de Privacidad entrará en vigor a partir de la fecha de su publicación oficial y permanecerá vigente mientras RAÍVO realice actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión o cualquier otra modalidad de tratamiento de datos personales relacionada con la operación de la plataforma tecnológica.
Las versiones anteriores de esta política serán conservadas por RAÍVO con fines de control documental, auditoría, trazabilidad y cumplimiento normativo, permitiendo evidenciar la evolución de las medidas adoptadas para la protección de la información personal.
Cláusula décima quinta. Canales de contacto
Los titulares de la información podrán comunicarse con RAÍVO para presentar consultas, ejercer sus derechos, solicitar información relacionada con el tratamiento de datos personales o formular reclamos mediante los canales oficiales definidos por la organización.
Para tales efectos, RAÍVO dispondrá, entre otros, de los siguientes medios de contacto:
Responsable del Tratamiento: RAÍVO S.A.S.
Correo electrónico para Habeas Data: datos@raivo.co
Página web: www.raivo.co
Domicilio principal: Bogotá D.C., Colombia.
La organización podrá habilitar canales adicionales de atención cuando resulte conveniente para facilitar el ejercicio de los derechos de los titulares y mejorar la comunicación con los usuarios de la plataforma.
Cláusula décima sexta. Interpretación, prevalencia y cumplimiento
La presente Política de Privacidad deberá interpretarse de manera armónica con la Política de Tratamiento de Datos Personales, la Política de Cookies, los Términos y Condiciones de Uso, el Aviso de Privacidad, el Contrato de Prestación de Servicios y los demás documentos legales que regulan la operación de la plataforma tecnológica RAÍVO.
La presente Política de Privacidad tiene carácter informativo y describe de manera general la forma en que RAÍVO recopila, utiliza, protege y administra la información obtenida durante el uso de la plataforma tecnológica. Por su parte, la Política de Tratamiento de Datos Personales regula específicamente el tratamiento de los datos personales, las finalidades autorizadas, los derechos de los titulares, los procedimientos para su ejercicio y las obligaciones legales de RAÍVO como responsable del tratamiento. Ambos documentos son complementarios y deberán interpretarse de forma armónica.
En caso de presentarse alguna diferencia de interpretación entre la presente Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales respecto del tratamiento de datos personales, prevalecerán las disposiciones contenidas en la Política de Tratamiento de Datos Personales, sin perjuicio de la aplicación preferente de la legislación colombiana vigente.
En caso de presentarse diferencias entre este documento y cualquier otra política interna relacionada con el tratamiento de información personal, prevalecerán las disposiciones contenidas en la legislación colombiana sobre protección de datos personales y, de manera complementaria, las normas internas que otorguen un mayor nivel de protección a los titulares de la información.
RAÍVO promoverá el cumplimiento permanente de esta Política de Privacidad mediante actividades de revisión documental, actualización normativa, fortalecimiento de controles administrativos y técnicos, así como procesos periódicos de mejora continua encaminados a garantizar la protección de la información personal y la adecuada gestión de los riesgos asociados al tratamiento de datos.